关于印发《四川外国语大学合同管理办法（修订）》的通知

川外发〔2021〕28号

     

四川外国语大学

关于印发《四川外国语大学合同管理办法（修订）》的通知

 

校内各单位：

《四川外国语大学校合同管理办法（修订）》经2021年3月24日第8次校长办公会审定通过，现印发给你们，请遵照执行。

特此通知

 

附件：1.四川外国语大学合同登记备案表

2.四川外国语大学合同分类、归口管理部门及合同分级标准

3.四川外国语大学合同审签单

4.四川外国语大学合同签订授权委托书

 

 

                               四川外国语大学  

                               2021年4月16日

   

四川外国语大学合同管理办法（修订）

第一章　总 则

第一条　为加强学校合同事务管理，规范学校合同签订和管理行为，维护学校各项合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》和《四川外国语大学章程》的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法所称合同，是指学校或者学校授权的主体代表学校作为一方当事人与其他平等主体（自然人、法人或者其他组织）之间为实现一定的经济、社会目的而订立的规范双方权利义务关系的协议，包括但不限于合同、协议（书）或其他具有合同性质的文件。

实质约定了交付财物、支付金钱、转移权利、提供劳务（服务）、提交成果、接收与派遣师生等民事权利义务内容的意向书、备忘录, 作为合同按照本办法管理。

第三条　学校签订合同，必须遵守国家法律、法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

第四条　学校合同管理按照“统一领导，分类管理，分级负责，加强监督”的原则进行。

第五条　本办法只适用于学校各二级部门，不适用于具有独立法人资格的学校附属单位。

第二章　合同管理机构及职责

第六条学校统一领导合同管理与监督工作。相关单位按照各自在合同管理与监督事务中的不同分工，分别履行合同承办、归口管理以及监督检查等职责。在党政办公室设立合同管理办公室作为学校的合同统一管理机构，其主要职责为：

   （一）制定学校合同管理的相关规章制度，负责解释、修订合同管理办法，不断完善学校合同管理制度；  

（二）汇总统计学校合同年度数据；

（三）负责重大合同、重要合同与一般合同的具体界定，组织和审批归口管理部门制定的合同示范文本，为各部门订立合同提供规范性指导和服务；

（四）负责组织或者参与学校重要合同、重大合同的洽谈、审核，以及协调合同纠纷处理等工作；

（五）监督检查各合同管理职责部门的履责情况；

（六）负责学校合同专用章的管理及使用；

（七）学校交办的其他与合同管理相关的工作。

第七条归口管理部门是指依照本规定对不同类别的合同进行归口管理的有关职能部门，其主要职责为：

（一）根据本规定，制定本部门归口管理合同的实施细则并组织实施；

（二）制定本部门归口管理合同示范文本；

（三）承担本部门归口管理合同的审批、归档、监督和违规查处等工作；

（四）审核承办部门报送的合同相对方的资料，包括主体资格、客户信息、履约能力等；

（五）根据实际情况参与本部门归口管理合同的谈判、起草、会签等工作；

（六）根据实际情况协助合同承办部门处理合同纠纷，组织协商、调解、仲裁或者诉讼；

（七）根据学校确定的合同编号，建立合同台账，保管合同原件以及合同履行过程中产生的相关资料，每年向学校档案室归档，并向学校合同管理办公室上报本年部门合同签订情况（使用统一制定的合同登记备案表，附件1）；

第八条　合同承办部门是指有签署合同需求并实际承担合同履行义务的单位，其主要职责为：

（一）对拟签订合同的缔约目的、项目的可行性及合法性进行调研；

（二）查明合同相对方的主体资格、营业范围、履约能力、信誉状况以及授权委托等内容；

（三）承担合同谈判、起草、报批、履行、纠纷处理等工作;

（四）及时向归口管理部门上报本单位承办合同履行情况以及涉诉、涉仲裁信息。

第三章　合同分类及归口管理

第九条　学校根据业务类型对合同进行分类，原则上依据相关职能部门的职责范围，由相应的职能部门负责归口管理，具体包括：

（一）采购类合同，是指为有偿取得货物、工程和服务所订立的合同，分别由以下部门归口管理。

1.货物及货物服务类采购合同由资产管理处负责管理；

2.建设工程以及与工程相关的货物及服务类采购合同，后勤物资及服务类的采购合同由后勤基建管理处负责管理；

3.纯服务类采购合同，由计划财务处负责管理；

4.信息化建设及相关服务、软件开发、运行维护类的合同由网络信息中心负责管理；

5.图书资料、数字资源类采购合同，由图书馆负责管理；

6.药品及医用一次性耗材类采购合同，由校医院负责管理；

7.工会经费采购的合同，由工会负责管理。

（二）科研类合同，包括与科研项目相关的技术开发、转让、咨询、服务等技术合同及其相关的保密、廉洁、安全、外协等关联合同，由科研处、人事处、教务处负责管理；

（三）战略合作类合同，是指与地方政府、企事业单位及其他组织订立的战略性合作协议，由校地合作处负责管理；

（四）教育培养类合同，是指联合培养、短期培训等与学生教育教学活动相关的合同。其中，涉及本科教育的由教务处负责管理，涉及研究生教育的由研究生院负责管理，涉及社会培训的由党政办公室负责管理，涉及与国（境）外机构合作、海外学习交流项目由国际合作与交流处负责管理；

（五）金融服务类合同，包括投资融资、储蓄、信贷、结算、商业保险等合同，由计划财务处负责管理；

（六）捐赠类合同，由校友办（教育发展基金会秘书处）负责管理；

（七）国有资产类合同，由资产管理处负责管理；

（八）对外投资类合同，由资产管理处负责管理；

（九）劳动人事类合同，包括学校人事聘用合同、劳动合同、劳务合同等涉及人事劳动关系的合同和教职工继续教育合同。其中，涉及港澳台、外籍教师聘用合同由国际合作与交流处负责管理，其他劳动人事类合同由人事处负责管理；

（十）实习实践类合同，本科生实习实践合同，由教务处负责管理；本科生创新创业类以及就业相关的合同，由招生就业处负责管理；研究生创新创业类及实习实践类合同，由研究生院负责管理。

（十一）未列入上述部门的其他类合同由合同管理办公室根据业务属性决定归口管理部门。

第十条　合同内容涉及多个部门职责的，根据合同性质或者合同主要权利义务确定归口管理部门；不能确定的，由涉及的相关职能部门协商确定；经协商仍不能确定的，由合同管理办公室协调确定。

第四章　合同分级

第十一条　根据合同类型、性质、涉及金额等，将合同分为四级：不属于招投标采购管理程序的、有经费预算的1万元及以下的采购合同、一般合同、重要合同和重大合同。

第十二条　一般合同、重要合同和重大合同的划分以学校“三重一大”议事规则为主要依据，各类型合同的具体分级标准详见附件2，对未明确分级标准的合同由合同管理办公室负责解释。

第五章　合同的订立

第十三条　合同承办部门应当根据实际情况，在合同签订前要求合同相对方提供如下文件，并由合同相对方签字或者盖章：

身份证明复印件、营业执照复印件等主体资格证明文件；特殊资质证明复印件；有关合同标的所有权或者使用权证明材料的复印件；法律法规或者学校有关规定要求提交的其他证明材料。

合同承办部门负责对合同相对方的主体资格、客户信息、履约能力等进行搜集、审核工作，并对资料的真实性、完整性负责。

第十四条　合同承办部门对外签订合同，必须按照合同标的具体情况明确约定合同条款。对可能发生的问题，要约定解决办法和处理原则。合同应具备以下主要内容：

（一）合同名称、范围、内容；

（二）双方的权利、义务；

（三）合同的期限、进度安排或工作计划；

（四）合同履行的质量要求（服务标准）、检验与验收方法；

（五）合同价款与付款方式；

（六）合同变更方式；

（七）违约责任及处置办法；

（八）争议解决方式。

第十五条合同文本的选择应按照如下顺序进行：

(一) 学校已制订合同示范文本的，应当尽可能使用学校合同示范文本，并根据需要对合同内容予以充实和完善；

(二)学校没有合同示范文本的，承办部门应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的合同范本；

(三) 没有政府部门或者行业协会提供的合同范本的，承办部门应当积极争取由学校草拟合同条款，确保合同条款最大限度的维护学校权益；由合同相对方草拟合同文本的，承办部门应当就合同条款积极进行谈判，严格审核合同内容，积极维护学校权益。

第六章　合同的审批

第十六条　合同报审时，须报送以下相关材料：

(一)合同文本；

(二)《四川外国语大学合同审签单》（见附件3）；

(三) 属重大合同的，承办部门须同时提交正式的申请报告，对合同签订的背景情况、合同相对方资信情况、利弊分析、风险评估、决策过程等相关情况，予以详细说明。申请报告须由承办部门负责人签字并加盖单位印章，并报承办部门分管校领导审核；

(四)按照学校采购管理规定，需要履行招投标采购管理程序的合同，需提供招投标文件、中标通知书和招标纪要等材料；

(五) 其他需要提交的材料。

第十七条　合同审批根据“归口管理，分级负责”的原则进行，相应的审批程序如下：

（一）合同文本拟定后，应当由承办部门审查，并报归口管理部门审核。

（二）合同内容涉及多个部门职责或者校内相关单位利益、权利义务的，归口管理部门应当将合同送交相关部门、单位会审会签。经招投标采购管理程序订立的合同，由招投标采购办公室负责拟定合同和流转合同。

（三）一般合同由归口管理部门审批，当承办部门和归口管理部门为同一部门时，报分管校领导审批。

（四）重要合同由归口管理部门审核后，报归口管理部门分管校领导审批。

（五）重大合同由归口管理部门分管校领导审批后，须报校长审签。采购类重大合同由归口管理部门分管校领导审批后，报分管采购校领导审批，再报校长审签。

（六）不属于招投标采购管理程序的、有经费预算的1万元及以下的采购合同由承办部门主要负责人审查、签署后，报合同管理办公室加盖学校合同专用章。

第十八条　合同审批应坚持业务属性、经济属性、法律属性审查。

（一）归口管理部门应对合同业务属性进行严格审查，在审查过程中，对合同所涉及技术性问题存在较大分歧，难以作出结论的，可以在取得合同承办部门同意后召开专家论证会或者聘请相关领域的专家出具专家意见。合同承办部门在向归口管理部门提请审批存在较大分歧的合同前，也可自行组织专家论证会或者聘请相关领域的专家出具专家意见。但受聘专家的名单需事前征得归口管理部门同意。

（二）没有采用示范文本或者对示范文本主要条款作实质性变更的重要/重大合同，归口管理部门会同合同管理办公室，送法律顾问作合法性审查。

（三）涉及经费的合同，归口管理部门应当送财务处进行经济属性审查。

第七章　合同的签署

第十九条校长作为学校的法定代表人，有权代表学校对外签署合同，有权以书面形式授权其他校领导或者相关负责人代表学校对外签署合同。

授权委托书应当写明委托代理人的基本情况，对方单位名称，授权事项范围，有效期限，以及是否有转委托权等，未经学校法人代表授权，学校各二级单位及教职工个人，不得以学校名义对外签署合同，亦不得以本单位名义对外签署合同。

合同管理办公室负责办理、保管法定代表人授权委托书。

第二十条　合同审定后，报合同管理办公室加盖学校合同专用章及和校长签字章，确有需要的，可以加盖学校公章。任何人不得在尚未填写完整的合同示范文本或者空白纸张上加盖学校的任何印章。加盖印章时应当同时在合同正本上加盖骑缝章。

第八章　合同的履行

第二十一条合同承办部门在合同各当事方全部完成签字盖章手续后方可履行合同约定的义务。合同生效后，承办部门应当遵循诚实信用的原则依法全面履行合同并严格要求合同相对方全面、及时履行合同。

第二十二条　归口管理部门应当对合同承办部门的合同履行过程进行监督，督促其全面履行合同。合同承办部门应当指派专人负责跟踪合同履行的进度与结果，及时向归口管理部门汇报。

第二十三条　在合同履行过程中，确需补充、变更、解除合同的，应由合同双方协商一致后，签订补充、变更、解除合同的书面协议。补充、变更、解除合同需按照前述程序重新审批。如果由一般合同变更为重要或重大合同则审批流程发生对应的变化。

   第二十四条　合同履行过程中，如果合同相对方没有按合同约定履行，合同承办部门应当以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向合同归口管理部门和分管校领导汇报，积极采取措施以防止损失扩大。  

第二十五条　经承办部门申请，财务部门应当根据合同履行情况办理价款结算和账务处理手续。对具有下列情形的业务，财务部门有权拒绝付款：

(一) 发票或合同签批手续不完备的；

(二) 收款单位与合同对方当事人名称不一致的；

(三) 发票盖章单位与合同相对方当事人不一致的；

(四) 付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的；

(五) 单价、数量与合同有出入的；

(六) 不符合国家和学校财务管理规定的。

第二十六条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

第二十七条　合同履行完毕后需要续签的，必须按前述流程报相关部门审批后再续签，必要时要对合同条款进行修改。除在合同中明确约定外，任何单位或个人不得擅自续签合同。

第九章　合同纠纷的解决

第二十八条　合同履行过程中如与合同相对方发生纠纷，应按国家法律法规、合同约定的有关规定妥善处理。能协商解决的，应当订立书面协议协商解决；不能协商解决的，应当在诉讼时效内向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第二十九条　合同纠纷发生后，合同承办部门应及时通知归口管理部门，归口管理部门应及时将有关情况报送合同管理办公室和分管校领导，并立即指派专人或组织工作小组认真应对、妥善处理，必要时应及时委托学校法律顾问及相关专家参与纠纷处理。

第十章　责任追究

第三十条　有下列情形之一，给学校造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分，并由其承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：

（一）未经学校批准或者授权，擅自以学校或者校内各单位名义签订合同的；

（二）委托代理人超越代理权或者代理权终止后仍以学校或校内单位名义订立合同的；

（三）承办部门或合同归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格，给学校造成损失的；

（四）应签订书面合同而未签订的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同、合同附件以及合同履行过程形成的各种函件、单据的；

（六）合同涉及学校机密，有关人员违反保密义务的；

（七）没有按本管理办法的规定履行职责的其他行为。

第十一章　合同归档

第三十一条　合同签订之后承办部门、归口管理部门、合同管理办公室各保留合同原件一份，涉及经济往来的合同财务处保留一份，涉及招投标的合同招投标采购办公室保留一份。

合同审签单原件由归口管理部门保留，复印件由合同管理办公室保留。

第三十二条  合同承办部门应妥善保管合同相关文件资料，并提交归口管理部门。

合同相关文件资料包括但不限于：合同正本、合同审签单、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料、合同变更材料、合同解除材料等。

第三十三条　归口管理部门应及时将合同资料整理归档，并建立合同台账，每年移交学校档案室备查。

第十二章　附 则

第三十四条　本办法经学校2021年3月24日审议通过，自2021年5月1日起施行。

第三十五条　本办法由学校合同管理办公室负责解释和修订。

 

 

四川外国语大学办公室　　              　     　  　　        2021年4月16日印发